Wanneer zaken minder relevant worden voor uw boekhouding dan hebt u in Religiosoft de mogelijkheid om deze te archiveren. U plaatst ze dan als het ware in een virtuele archiefkast. Nadien kunt u ze nog altijd raadplegen en indien gewenst de archivering ongedaan maken. We overlopen in vogelvlucht de verschillende plaatsen waar dit mogelijk is in Religiosoft:
1. Contacten
2. Inventaris
3. Rekeningen
4. Schulden en vorderingen
5. Investeringsfiches
1. Contacten
Bij contacten hebt u een overzicht van alle leveranciers, leden van het bestuur, huurders, … die betrokken zijn bij het bestuur. Wanneer u nu een contact wilt archiveren omdat u bijvoorbeeld veranderd bent van energieleverancier (van Electrabel naar Nuon), dan gaat u daarbij als volgt te werk:
- Via “boekhouddossier” kiest u voor “contacten” en vervolgens selecteert u het desbetreffende contact (hier Electrabel)
- In het formulier wijzigt u het veld “Status” van actief naar archief
- Vervolgens klikt u op “bevestigen”
U hebt nu het contact gearchiveerd. Dit heeft als gevolg dat het contact niet meer voorgesteld wordt in de lijst van contacten in het boekingsformulier. Indien gewenst kunt u nog altijd het gearchiveerde contact raadplegen door in de linker infokolom de optie “archief” aan te klikken.
Wanneer een contact opnieuw relevant wordt dan hebt u de mogelijkheid om deze opnieuw te activeren. U gaat daarbij als volgt te werk:
- Via “boekhouddossier” kiest u voor “contacten” en vervolgens voor “Archief” in de linker infokolom
- U selecteert het desbetreffende contact
- In het formulier wijzigt u het veld “Status” van archief naar actief
- Vervolgens klikt u op “bevestigen”
2. Inventaris
De inventaris bevat een lijst met alle bezittingen, rechten en schulden (met uitzondering van verbruiksgoederen). Wanneer u een item uit de lijst wilt archiveren omdat u het bijvoorbeeld niet meer in uw bezit hebt (bv. diefstal), dan gaat u als volgt te werk:
- Via “boekhouddossier” kiest u voor “inventaris” en vervolgens selecteert u het desbetreffende item
- In het formulier wijzigt u de volgende velden:
a. Status: van open naar gesloten
b. Bijgewerkt op: datum waarop het item uit het bezit van het bestuur verdwijnt
c. Waardering in €: vult u 0,00€ in
- Vervolgens klikt u op “bevestigen”
De archivering heeft hier als gevolg dat het item niet meer zichtbaar is in de totalisering van de staat van vermogen maar wel in de geactualiseerde inventaris onder punt 6 “afgesloten items” en dit op basis van de bijwerkingsdatum. Ook hier kunt u nog altijd de gearchiveerde items raadplegen via de linker infokolom.
Wanneer u opnieuw een inventarisitem wilt activeren (dit zal eerder uitzonderlijk zijn (bv. het gestolen item is opnieuw in uw bezit)), gaat u als volgt te werk:
- Via “boekhouddossier” kiest u voor “inventaris” en vervolgens voor “Gesloten items” in de linker infokolom
- U selecteert het desbetreffende inventarisitem
- In het formulier wijzigt u de volgende velden:
a. Status: van gesloten naar open
b. Bijgewerkt op: datum wanneer u het item opnieuw activeert
c. Waardering in €: vult u x € in
- Vervolgens klikt u op “bevestigen”
3. Rekeningen
In Religiosoft wordt een onderscheid gemaakt tussen twee soorten rekeningen, financiële rekeningen en patrimoniumrekeningen. Wanneer u één van deze rekeningen hebt afgesloten bij de bank dan kunt u deze ook archiveren in Religiosoft.
Vooraleer u tot archivering kunt overgaan, moeten volgende voorwaarden voldaan zijn:
1. Het saldo van de rekening moet op 0,00€ staan
2. Er mogen geen openstaande transfers meer zijn
Wanneer deze voldaan zijn kunt u overgaan tot de archivering van de rekening, u gaat daarbij als volgt te werk:
- Via “rekeningen” kiest u voor de rekening die u hebt afgesloten bij de bank door op het potloodteken (rechts) te klikken.
- In het formulier wijzigt u het veld “Status van de rekening” van open naar gesloten
- Vervolgens klikt u op “bevestigen”
Door de rekening te archiveren is deze nergens meer zichtbaar behalve als u de rekening gebruikt hebt tijdens het boekjaar, dan blijft deze zichtbaar in de kasrapportering en het rekeningenoverzicht.
4. Schulden en Vorderingen
Ook bij schulden en vorderingen hebt u de mogelijkheid om zaken te archiveren. Dit zal vooral van belang zijn in volgende situaties:
- de vroeger ingebrachte schuld of vordering is niet meer relevant (vb. huur wordt niet betaald, onterechte factuur, …)
- u hebt een schuld of vordering afgeboekt zonder deze te koppelen aan de voorheen ingebrachte schuld of vordering
- er staat nog een factuur open en u hebt hiervoor geen creditnota
Als een schuld of vordering niet meer relevant is voor de boekhouding dan kunt u deze eenvoudigweg afsluiten. Hiervoor gaat u als volgt te werk:
- Via “boekhouddossier” kiest u voor “schulden en vorderingen” en vervolgens selecteert u de desbetreffende schuld of vordering.
- In het formulier wijzigt u het veld “Status” van open naar gesloten
- Vervolgens klikt u op “bevestigen”
De afgesloten schuld of vordering verdwijnt meteen uit het overzicht met openstaande schulden en vorderingen. In het boekingsformulier is het nu niet meer mogelijk om een boeking te koppelen aan de schuld of vordering die gearchiveerd is. Indien u de gearchiveerde schuld of vordering wilt raadplegen gaat u ook hier naar de linker infokolom maar kiest u voor “alles tonen”.
Om een schuld of vordering opnieuw te activeren, gaat u als volgt te werk:
- Via “boekhouddossier” kiest u voor “schulden en vorderingen” en vervolgens voor “alles tonen” in de linker infokolom
- U selecteert desbetreffende schuld of vordering
- In het formulier wijzigt u het veld “Status” van open naar gesloten
- Vervolgens klikt u op “bevestigen”
5. Investeringsfiches
Wanneer een investeringsproject mooi is afgerond dan heeft het geen zin om het als bestaand project in Religiosoft te laten staan. Daarom hebt u ook hier de mogelijkheid om dit te archiveren.
U gaat daarbij als volgt te werk:
- Via “boekhouddossier” kiest u voor “investeringen” en vervolgens selecteert u het desbetreffende investeringsproject
- In het formulier wijzigt u het veld “Status” van open naar gesloten
- Vervolgens klikt u op “bevestigen”
Het gearchiveerde investeringsproject is nu niet meer selecteerbaar in de boekingsformulieren waardoor er geen ontvangst of betaling aan gekoppeld kan worden. Net zoals bij alle andere voorbeelden kunt u het gearchiveerde item raadplegen via de linker infokolom.
Om investeringsprojecten opnieuw te activeren, gaat u als volgt te werk:
- Via “boekhouddossier” kiest u voor “investeringen” en vervolgens voor “archief” in de linker infokolom
- U selecteert het desbetreffende investeringsproject
- In het formulier wijzigt u het veld “Status” van gesloten naar open
- Vervolgens klikt u op “bevestigen”
