Om op een transparante manier de boekhouding van de kerkfabriek te kunnen voeren is het cruciaal dat men een resoluut onderscheid maakt tussen werkingsrekeningen (of financiële rekeningen) en patrimoniumrekeningen.
De werkingsrekeningen omvatten de gelden die worden aangewend voor de dagelijkse werking en die dus deel uitmaken van de kastoestand.
De patrimoniumrekeningen omvatten de fondsen die als verworven vermogen (van het bestuur) kunnen worden beschouwd en dus GEEN deel uitmaken van de kastoestand.
Binnen de patrimoniumrekeningen onderscheiden we 3 soorten:
- Patrimoniumrekeningen: dit zijn doorgaans de “investeringsbeleggingen” (bv. kasbons, effectendossiers,...); eigenlijk is dat het "kapitaalsequivalent" van de overige patrimoniuminvesteringen (zoals appartementen, huizen, ...).
- Stichtingsrekeningen: hierop staan kapitalen die specifiek fondsen omvatten die verbonden zijn aan een stichting en dus niet vrij ter beschikking staan van de kerkfabriek; de opbrengsten van die rekeningen worden gebruikt om de last van de stichting te financieren (via "exploitatie"). Ook hier geldt dat het om het "kapitaalsequivalent" gaat van andere investeringen voor stichtingen, bijvoorbeeld een huisje dat aan een stichting is gekoppeld en waarvan de huurgelden dan dienen om de last van de stichting te financieren.
- Reservefonds: dit zijn fondsen die buiten de kastoestand worden gezet en die gebruikt worden voor een specifiek doel, zoals grote herstellingen aan een gebouw, etc. Die aanwending moet dan helder omschreven zijn en maakt ook deel uit van (de afspraken bij) het meerjarenplan.
In de ideale wereld is er geen overlapping tussen de kastoestand (de werkingsrekeningen) en de patrimoniumrekeningen: de beschikbare middelen vallen samen met het (voorlopige) jaarrekeningresultaat (N+Z). Als er toch een verschil zou zijn tussen de beschikbare middelen en het jaarrekeningresultaat, dan is het aangewezen om daar zo snel mogelijk korte metten mee te maken met het oog op een duidelijk afgescheiden kastoestand en een helder zicht op de bestemming van alle middelen die de kerkfabriek beheert. Zo kan er geen twijfel bestaan over de correcte aanwending van de gelden.
Merk op: patrimoniumkapitaal dat "vervalt" passeert altijd via de "werking" en maakt dus tijdens de "transitie" (na vervallen en voor herbeleggen) mee deel uit van de beschikbare middelen, al is het in de boekhouding onderscheiden op te volgen via het luik investeringen: het vervallen kapitaal wordt ingeboekt op MAR 335 (de kastoestand verhoogt; de Z-waarde verhoogt) en op het ogenblik van de herbelegging verdwijnt het bedrag uit de beschikbare middelen via MAR 436 (de kastoestand daalt; de Z-waarde daalt).
