De gemeente heeft per toeval te veel exploitatietoelage gestort op de rekening van de eredienst en bijgevolg moet er een gedeelte terugbetaald worden. Hoe dient dit boekhoudkundig te worden verwerkt? Dit is afhankelijk van TWEE SCENARIO’S:
SCENARIO 1: De ontvangst van de exploitatietoelage en de terugbetaling gebeurt in HETZELFDE BOEKJAAR (= ideale scenario)
In dit geval boekt u de ontvangst van de exploitatietoelage aan de hand van twee transacties:
1. De exploitatietoelage die was voorzien in het budget boekt u via MAR 900 (exploitatietoelage)
2. Het bedrag dat u te veel hebt gekregen boekt u als een aparte ontvangst via MAR 159 (andere)
De terugbetaling van het bedrag dat u te veel kreeg, boekt u vervolgens als een uitgave via MAR 259 (andere). Op die manier is er geen impact op het exploitatieresultaat van dat boekjaar (de ontvangst via MAR 159 en de uitgave via MAR 259 heffen elkaar op).
Een voorbeeld:
In mei van het lopende boekjaar kreeg u van de gemeente 18000 euro exploitatietoelage uitbetaald. In het budget was er echter 15000 euro voorzien. U moet het te veel ontvangen bedrag (18000 – 15000 = 3000 euro) dan ook terugstorten op de rekening van de gemeente. Boekhoudkundig verwerkt u dit als volgt:
- MAR 900: 15000
- MAR 159: 3000
- MAR 259: 3000
In de aanvullende nota bij de jaarrekening licht u deze situatie nog even toe en klaar is Kees!
SCENARIO 2: De ontvangst van de exploitatietoelage en de terugbetaling gebeurt NIET in HETZELFDE BOEKJAAR
Indien u de exploitatietoelage ontvangt in één boekjaar en de terugbetaling pas kan gebeuren in het volgende boekjaar, dan zal dit tot gevolg hebben dat het uiteindelijke exploitatieresultaat van onrealistisch hoog zal zijn (want te veel toelage ontvangen).
Het exploitatieresultaat van een boekjaar heeft altijd een impact op de gevraagde exploitatietoelage in het budget van twee boekjaren verder via de K1-waarde. In dit geval zou dit tot gevolg hebben dat er minder exploitatietoelage zou gevraagd worden in dat latere budget, waardoor u in het ergste geval in kasproblemen zou kunnen geraken in de loop van dat boekjaar.
Bovendien kan dit een schommeling van de K-waarden op touw zetten (want in het lopende boekjaar zou het exploitatieresultaat door de terugbetaling dan weer onrealistisch laag zijn), wat op zijn beurt een schommeling van de exploitatietoelage over de jaren heen kan veroorzaken (een vet jaar afgewisseld met een mager jaar).
Bijgevolg is het beter om deze nadelige gevolgen te vermijden. In een dergelijke situatie is het dan ook aangeraden om de te veel ontvangen exploitatietoelage en de terugbetaling te boeken onder investeringen. Dit mag respectievelijk via MAR 359 (andere) en MAR 459 (andere).
Een voorbeeld:
U krijgt van de gemeente een laatste schijf van de exploitatietoelage pas in december van het afgesloten jaar uitbetaald. In dat jaar was er een totale exploitatietoelage van 16000 voorzien. Bij de uitbetaling van de eerste drie schijven kreeg u al 12000 euro (4000 x 3), zodat er in de laatste schijf in principe nog 4000 euro diende betaald te worden door de gemeente. De gemeente stortte per vergissing echter 7000 euro. Bijgevolg moet het te veel ontvangen bedrag (7000 - 4000 = 3000 euro) terugbetaald worden aan de gemeente. Door omstandigheden kan dit niet meer in het jaar waarin u het ontving (want reeds afgesloten) en zal het dus in het nieuwe (lopende) boekjaar moeten gebeuren.
Boekhoudkundig verwerkt u dit als volgt:
- in het vorige boekjaar wordt de ontvangst geboekt over twee transacties:
MAR 900: 4000 (het bedrag dat u effectief nog moest krijgen conform het budget)
MAR 359: 3000 (het bedrag dat u te veel kreeg)
Bij de jaarrekening zal er hierdoor dus geen impact zijn op het exploitatieresultaat (N). Wel zal het investeringsresultaat (Z) 3000 euro hoger zijn. In de aanvullende nota licht u dit toe en u maakt reeds een verwijzing naar de budgetwijziging die u in het nieuwe (lopende) boekjaar zal doen (zie onder).
- In het nieuwe boekjaar kan de terugbetaling dan als volgt geboekt worden:
MAR 459: 3000
Het investeringsresultaat neemt opnieuw af met 3000 waardoor de investeringen terug in evenwicht zijn. In de loop van het boekjaar doet u een budgetwijziging waarin u deze 3000 euro extra budgetteert onder MAR 459 (andere). Ook in de beleidsnota geeft u hier nog eens duiding over.
De investeringen zullen vanaf het toekomstige boekjaar ook in het budget opnieuw in evenwicht afsluiten.
