Het is voor een bestuur niet altijd even duidelijk wanneer het nuttig/aangeraden is om een grootboekrekening op te splitsen. In sommige gevallen kan een teveel hiervan zorgen dat men door de bomen het bos niet meer ziet. Wanneer is een splitsing dan wel nuttig, wat zijn de voordelen hiervan, … Hierna geven we kort een overzicht wanneer het aangeraden is om een opsplitsing door te voeren.
Vooraleer u tot een splitsing van een grootboekrekening overgaat, dient u zich DRIE vragen te stellen:
- Zal ik het toegevoegde niveau effectief gebruiken in de boekingen en de planning?
- Heeft het nieuwe niveau een zekere duurzaamheid voor mijn boekhouding?
- Is de opsplitsing wel nuttig?
Voorbeeld 1:
U hebt op MARnummer 2101 (nutsvoorzieningen) een bedrag staan van 2500 euro. Hiermee weet u enkel dat de totale kosten van de nutsvoorzieningen voor het kerkgebouw 2500 euro zijn maar weet u niet wat de kosten van elektriciteit, gas, water, etc. apart zijn. In dergelijke situatie kan het nuttig zijn om een opsplitsing te maken zodat u een overzicht hebt per kost. U kunt dan het grootboeknummer als volgt opsplitsen:
2101 nutsvoorzieningen (officieel MARnummer)
- 21010 gas
- 21011 water
- 21012 elektriciteit
- …
Voorbeeld 2:
U ontvangt jaarlijks 22.000 euro aan huurgelden op MARnummer 130 (huren). Hiermee weet u enkel wat de totale opbrengst is van de huurgelden maar weet u niet hoeveel elk gebouw apart opbrengt. Om een duidelijk overzicht te hebben van de huuropbrengsten per gebouw kan het nuttig zijn om een opsplitsing te maken. U kunt dan het grootboeknummer als volgt opsplitsen:
130: huren (officieel MARnummer)
- 1301 gebouw A
- 1302 gebouw B
- …
MARnummers die eventueel ook opgesplitst kunnen worden zijn:
- 2103 (onderhoud)
- 2104 (verzekeringen)
- 2111 (nutsvoorzieningen)
- 2113 (onderhoud)
- 2114 (verzekeringen)
- 2121 (verzekeringen)
- 231 (nutsvoorzieningen)
- 233 (verzekeringen)
Wanneer is het NIET zinvol om een opsplitsing uit te voeren?
Het is zelden zinvol om een opsplitsing uit te voeren bij investeringen want deze hebben doorgaans geen duurzaamheid voor de boekhouding in tegenstelling tot de voorbeelden in de lijst hierboven. Daarnaast zorgt de investeringsfiche ervoor dat u een duidelijk overzicht hebt van de ontvangsten en uitgaven per investeringsproject waardoor een opsplitsing overbodig is.
INFODOSSIER: Grootboek opsplitsen
