Zodra de penningmeester ontslag neemt, moet er een eindrekening worden opgesteld (in principe binnen de twee maanden). De eindrekening wordt, na kennisname door de kerkraad, doorgestuurd naar de provinciegouverneur ter goedkeuring, dus zonder tussenkomst of advies van de gemeente. De eindrekening is en blijft immers louter de verantwoording van de penningmeester tegenover het eredienstbestuur terwijl de jaarrekening de verantwoording van het eredienstbestuur tegenover de gemeente is. Het verdient ook aanbeveling om het bisdom een exemplaar van de eindrekening te bezorgen.
Let op: bovenstaande indieningsprocedure is enkel het geval wanneer de eindrekening niet gecombineerd wordt met de jaarrekening (einde mandaat penningmeester niet op 31/12). Indien u gebruik maakt van Religiopoint, dient u hier geen aandacht aan te besteden maar doet het systeem dit voor u.
Om praktische redenen is het wel aan te bevelen in de mate van het mogelijke de eindrekening te laten samenvallen met de jaarrekening (kortom, het mandaat van de penningmeester te laten eindigen op 31/12). Op die manier doet de jaarrekeningbundel meteen dienst als eind- en jaarrekening en wordt er geen aparte rompslomp gecreëerd halverwege het boekjaar, wat uiteindelijk enkel extra werk oplevert.
In Religiosoft is een apart rapport voorzien voor de eindrekening. In het scherm “jaarrekening” (onder “boekhouddossier”) kunt u bij het ophalen van het "overzichtsrapport" van de jaarrekening kiezen voor verschillende types:
- jaarrekening (dit is de jaarlijkse afsluiting van de boekhouding);
- eindrekening (dit is het document waarmee de penningmeester zijn mandaat beëindigt);
- jaar- en eindrekening (dit is het document dat gebruikt wordt indien het einde van het mandaat samenvalt met de jaarrekening).
In het ideale geval van het samenvallen van jaar- en eindrekening kiest u dus voor de laatste optie. Indien u gebruik maakt van Religiopoint is het zeer belangrijk de juiste optie aan te vinken!
Indien er toch wordt gekozen om bv. in het midden van het jaar een eindrekening op te maken, dan is het belangrijk dat er een strikte scheidingslijn wordt gemaakt tussen de boekingen van de huidige penningmeester en die van zijn opvolger. Dit om eventuele disputen over juridische verantwoordelijkheid uit te sluiten.
Van zodra de overdracht van de penningmeester definitief is, mag u de Religiosoft-helpdesk hiervan op de hoogte brengen, waarna er een persoonlijke account (gebruikersnaam en paswoord) zal aangemaakt worden voor de nieuwe penningmeester.
